Servicio Profesional temporal para la Realización y/o actualización del inventario de los activos y suministros de la oficina y bodegas

Ubicación: San José, Paseo Colón

Duración del contrato: 1 mes.

Tipo de contrato: Servicios Profesionales.

Fecha de inicio estimada: 1 de septiembre 2025

Objetivo General:

Realizar la toma física de los activos, mobiliario, suministros de la organización, ubicando cada uno de ellos, actualizando la base de datos existente, realizando el debido conteo, registro, verificación de funcionamiento, rotulación, acomodo de los mismos. Así como apoyar el proceso de donación de los activos identificando instituciones potenciales de recepción.

Acciones Claves

El o la profesional establecerá un plan de trabajo para la consecución de los productos semanales. Su plan de trabajo debe incluir las siguientes actividades en coordinación con la Especialista del área de Operaciones.

• Garantizar la confidencialidad, consentimiento informado y protección de datos personales.
• Comprensión y aplicación de las políticas de HIAS sobre la Prevención de la Explotación y el Abuso Sexual. Así como el Código de Conducta.
• Sistematizar la información recolectada de forma clara y precisa.
• Las funciones se realizarán en coordinación directa con otros actores clave del proceso. Esta coordinación incluirá la comunicación oportuna y detallada con el área de Operaciones y IT.
• Identificar activos pendientes de formateo, revisión de su funcionamiento.

Productos y Honorarios

El pago de los honorarios se realizará la última semana del mes, posterior al cumplimiento de los entregables en tiempo oportuno y presentando la facturación siguiendo la legislación de Costa Rica.

ACCIÓN Y ENTREGABLE: Semana 1: Inventario de activos tecnológicos (laptop, tablets, celulares)

METAS: Completar el 100% del inventario tecnológico, revisando su funcionamiento y que cuenten con los accesorios completos

Descripción: Revisión y actualización del Excel de inventario 2024, agregar activos faltantes, revisión de funcionamiento, que cuente con los accesorios completos, rotular

ACCIÓN Y ENTREGABLE: Semana 2 y 3: Inventario de mobiliario y activos restantes

METAS: Completar el 100% del inventario revisando el funcionamiento de los activos y su estado

Descripción: Revisión y actualización del Excel de inventario 2024, agregar activos faltantes, revisión de funcionamiento y estado.

ACCIÓN Y ENTREGABLE: Semana 3: Contacto de posibles instituciones para donación de activos

METAS: Propuesta de máximo 10 instituciones que puedan recibir la donación de los artículos en buen estado

Descripción: Ubicar, proponer y contactar segpun aprobación del Comité, las instituciones que puedan recibir donaciones de activos en buen estado tanto tecnológicos como mobiliario, realizar actas de entrega.

ACCIÓN Y ENTREGABLE: Semana 4: Realizar entrega de donaciones / reporte final de inventario actualizado al 100%

METAS: Reporte de la actualización completa del inventario, reporte de donaciones, reporte de actas de entrega y lista de activos asignados aún a la organización.

Descripción: Compartir con la Especialista de Operaciones el reporte final del inventario, los activos que fueron donados, los activos restantes con su estatus, asignaciones en la base de datos, en fin.

HONORARIOS: Se compartirá con las personas candidatas seleccionadas

Perfil requerido

• Formación en administración, contabilidad o áreas afines.
• Mínimo 2 años de experiencia en realización de inventarios.
• Experiencia comprobada en el manejo de Excel intermedio- avanzado.
• Capacidad de trabajo bajo presión y agilidad en el manejo de los tiempos.
• Habilidad de organización, orden, proactividad
• Disponibilidad inmediata (indispensable).
• Contar con póliza de seguro del INS, CCSS (indispensable)
• Contar con factura electrónica.

Honorarios y Logística

Todos los gastos relacionados con el cumplimiento del presente contrato, incluyendo, pero no limitándose a transporte, alojamiento, alimentación, seguros, y cualquier otro gasto incidental, serán asumidos exclusivamente por el(la) Consultor(a). El honorario se considera integral y comprende la totalidad de los costos asociados a la ejecución de los servicios, sin que exista obligación por parte de la Organización de realizar pagos adicionales por concepto de viáticos o reembolsos.

Presentación de propuestas, deben incluir:

Currículum vitae de la persona consultora.

Carta de presentación expresando interés y experiencia relevante.

Propuesta técnica detallada, plan de trabajo, cronograma y pretensión económica (debe considerar viáticos, alimentación, traslados, materiales, honorarios y cualquier otro gasto en el que incurra la consultoría durante el periodo de ejecución, todo lo anterior con IVA incluido)

Fecha límite de aplicación jueves 28 de agosto 3:00pm.