Objeto
Contratar proveedor para impresión de todos los cuadernillos y/o agendas requeridas para implementación de proyectos en la zona de Nororiente.

Fecha de publicación
26 de agosto 2025

Fecha límite de envío de preguntas
01 de septiembre 2025 – 8:00am

Fecha límite de respuesta
02 de septiembre 2025 – 8:00am

Fecha límite de envío de propuestas
08 de septiembre 2025 – 8:00am

Descripción Técnica

Se requiere imprimir lo siguiente:

1
Cant. 850
Nombre: Agenda SMAPS
Especificaciones: * Cosida al caballete, tapas en propalcote de 300gr plastificadas mate.
* Hojas internas en papel bond de 75gr. Todo full color. Tamaño 16 X 23 cm.
Distribución: Ocaña: 425
Arauca: 425
2
Cant. 450
Nombre: Cartilla PAP
Especificaciones: * Tamaño A5 (14,8x21 cm) portada y contraportada en propalcote de 300gr plastificadas en mate.
* Páginas internas deben ir en papel bond.
* Cosido al caballete.
Distribución: Ocaña: 225
Arauca: 225
3
Cant. 900
Nombre: Plan de autocuidado
Especificaciones: * Fondo blanco, doble cara, full color.
* Tamaño media carta en papel propalcote de 250 gr.
Distribución: Ocaña: 450
Arauca: 450

Condiciones técnicas adicionales y de entrega:

Los diseños serán compartidos a quien le sea de interés la convocatoria, enviando correo a ketlyn.acosta@hias.org adjuntando el RUT.

Se debe recibir la cotización así:

1. Todos los elementos deberán ser cotizados sin IVA.

2. Cotización de todos los tipos de cuadernillos cosidos.

3. Cotización de costo de envío a cada una de las ciudades de acuerdo con las cantidades a entrega.

Se debe contemplar la entrega de muestra en la ciudad de Bogotá de 1 cuadernillo de cada tipo, esto posterior a aceptación de propuesta y previo a la aprobación de la producción final.

Especificar tiempo de entrega de la muestra posterior a aceptación de propuesta.

Especificar tiempo de entrega de todos los productos posterior a la aprobación de la muestra y generación de orden de entrega para cada ciudad.

Se exigirá emisión de pólizas de Cumplimiento del Convenio en caso de que la adquisición sea mayor a $10.000.000 y póliza de manejo de anticipo en caso de que no se acepte las condiciones de pago propuestas por HIAS.

Características de la propuesta

DOCUMENTOS PARA PRESENTAR:

1. Propuesta económica con especificaciones técnicas.

2. Formas de Pago (en caso de no poder aceptar lo especificado en la sección “Pago” del presente), así como requisitos para acceder a crédito y duración del trámite.

3. Una certificación comercial de contratos relacionados con el objeto del presente.

4. RUT actualizado año 2025 / actividad económica acorde al objeto del presente.

Contratación

Estos términos de referencia, la propuesta presentada por el proveedor, y para los casos que aplique de acuerdo con nuestro proceso de adquisición, se establecerán como base para la firma del contrato por ambas partes, el cual contendrá las obligaciones de cada una de las partes e implicaciones de ley.

Pago

Fundación HIAS Colombia, se comprometerá a pagar el valor correspondiente a la adquisición de acuerdo con lo presentado por el proveedor y aprobado por el comité de evaluación de los proveedores. Manejamos como política de pago un plazo máximo de 30 días calendario posterior a recepción a conformidad de los productos y factura(s). Del valor del contrato se harán todos los descuentos de la ley colombiana para el tipo de adquisición contratada.

Claridades de las propuestas

Fundación HIAS Colombia, en los casos en que sea necesario, solicitará claridad de la documentación presentada por los proveedores siempre y cuando esta solicitud no vaya en detrimento de la competencia leal entre los proveedores presentados o las aclaraciones no impliquen cambios sustanciales en estos documentos, garantizando así una evaluación equitativa como lo estipula nuestra política de adquisición.

Documentos legales para presentar POSTERIOR a la selección del proveedor

1. Cámara de comercio (si aplica)

2. Documento de identidad del Representante legal

3. Certificación bancaria

4. Estados financieros último corte

Presentación de las propuestas

Las preguntas deberán ser enviadas a los correos ketlyn.acosta@hias.org y yfernanda.rodriguezc@hias.org

Las propuestas deberán registrarse en la plataforma de www.hias.org en el link que contiene el presente documento. Es importante tener en cuenta diligenciar los datos básicos solicitados y adjuntar los documentos requeridos. Existen 3 espacios para subir 1 documento en cada espacio, por favor tener presente:

Espacio de CV – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb de la propuesta técnica

Espacio de Cover Letter – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb con la propuesta económica

Espacio de Additional files – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb con los demás documentos requeridos en la convocatoria “Documentos para presentar”

Fundación HIAS Colombia aclara que la publicación del presente documento no constituye obligación para la continuidad del proceso, el cual en cualquier momento podrá ser suspendido, modificado o cancelado.