FUNDACIÓN HIAS COLOMBIA
Términos de Referencia
En HIAS apoyamos a las personas refugiadas y migrantes para que construyan una nueva vida y se reúnan
con sus familiares en condiciones de seguridad y libertad. En Colombia estamos desde el año 2019
desarrollando programas que buscan cumplir los objetivos de HIAS. Actualmente nuestras oficinas se
encuentran en Arauca, Barranquilla, Bogotá, Cali, Ipiales, Necoclí, Ocaña, Pasto, Pereira, Popayán, Santa
Marta y Saravena, además de ejecutar proyectos en Cartagena, Cúcuta, Medellín, Riohacha y Turbo.
TÉRMINOS DE REFERENCIA
Proveedor para servicio de aseo y conserjería Of. HIAS IPIALES Y PASTO
Objeto: Términos de referencia para seleccionar proveedor de prestación de servicios de aseo y conserjería
en las oficinas de HIAS Ipiales y Pasto.
Fecha de publicación: miércoles 11 de septiembre de 2024
Fecha límite de envío de preguntas: lunes 16 de septiembre de 2024 – 2:00 pm
Fecha límite de respuesta: martes 17 de septiembre 2024 – 5:00pm
Fecha límite de envío de propuestas: viernes 20 de septiembre de 2024 – 1:00 pm
A. Descripción Técnica
A.1. Características del servicio que se espera adquirir:
1 - servicio de aseo media jornada en la mañana de lunes a viernes / Ciudad: Pasto
1 - servicio de conserjería jornada completa de lunes a viernes / Ciudad: Pasto
1 - servicio de aseo media jornada en la mañana de lunes a viernes / Ciudad: Ipiales
1 - servicio de conserjería jornada completa de lunes a viernes / Ciudad: Ipiales
Nota: realizar la cotización dentro del periodo de 1 de octubre 2024 a 30 de septiembre 2025.
A.2. Competencias por parte de los trabajadores asignados:
A.2.1 Personal para servicio de aseo.
1. Tener los conocimientos básicos de productos y técnicas de limpieza.
2. Capacidad de organizar su tiempo y recursos de manera efectiva.
3. Atención al detalle para garantizar que todas las áreas asignadas estén limpias.
4. Respeto por la confidencialidad.
5. Comunicación efectiva con otros miembros del personal.
6. Adaptabilidad a diferentes entornos, situaciones y personas.
7. Trabajo en equipo.
8. Iniciativa.
A.2.2 Personal para servicio de consejería.
1. Tener los conocimientos en seguridad y atención al usuario.
2. Capacidad de organizar su tiempo y recursos de manera efectiva.
3. Respeto por la confidencialidad.
4. Comunicación efectiva con otros miembros del personal.
5. Adaptabilidad a diferentes entornos, situaciones y personas.
6. Trabajo en equipo.
7. Iniciativa.
A.3. Obligaciones del proveedor:
1. Es fundamental la legalidad en la contratación de empleados, la empresa proveedora debe cumplir con
las leyes laborales y que todos sus empleados estén debidamente contratados.
2. La empresa prestadora de servicio de aseo debe inscribir a sus trabajadores en el sistema de seguridad
social. Esto incluye la afiliación a la salud, pensión y riesgos laborales. La empresa debe pagar una
contribución a la seguridad social para cada empleado, calculada sobre el salario mensual.
Términos de Referencia
Servicio de aseo y conserjería / HIAS Pasto / HIAS Ipiales
3. La empresa debe enviar las planillas de seguridad social y pagos de ARL de las personas que estén
prestando el servicio, de forma mensual al contratante.
4. La empresa debe garantizar que cumple con todos los requisitos de ley contractuales con los
trabajadores que presten el servicio a HIAS.
Características de la propuesta
Documentos para presentar para participar en proceso de selección:
1. Propuesta económica sin insumos de aseo y por el tiempo solicitado.
2. Propuesta de pago y descuento aplicables por pago del año completo en caso de que aplique
3. RUT / actividad económica relacionada al objeto del presente.
Presentación de las propuestas
Las preguntas deberán ser enviadas a angela.teran@hias.org
Las propuestas deberán registrarse en la plataforma de www.hias.org en el link que contiene el presente
documento. Es importante tener en cuenta diligenciar los datos básicos solicitados y adjuntar los
documentos requeridos. Existen 3 espacios para subir 1 documento en cada espacio, por favor tener
presente:
Espacio de CV – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb de la propuesta técnica
Espacio de Cover Letter – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb con la propuesta económica
Espacio de Additional files – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb con los demás documentos requeridos
en la convocatoria “Sección B – Documentos para presentar”
Contratación
Estos términos de referencia y la propuesta presentada por el proveedor se establecerán como base
para la firma del contrato por término de un año, el cual contendrá las obligaciones de cada una de las
partes e implicaciones de ley.
Pago
La Fundación HIAS Colombia, se comprometerá a pagar el valor correspondiente a la adquisición de
acuerdo con lo presentado por el proveedor y aprobado por el comité de evaluación de los
proveedores. Manejamos como política de pago un plazo máximo de 30 días calendario posterior a
recepción a conformidad de los productos y factura(s). Del valor del contrato se harán todos los
descuentos de la ley colombiana para el tipo de adquisición contratada.
Claridades de las propuestas
La Fundación HIAS Colombia, en los casos en que sea necesario, solicitará claridad de la documentación
presentada por los proveedores siempre y cuando esta solicitud no vaya en detrimento de la
competencia leal entre los proveedores presentados o las aclaraciones no impliquen cambios
sustanciales en estos documentos, garantizando así una evaluación equitativa como lo estipula nuestra
política de adquisición.
Documentos legales para presentar posterior a la selección del proveedor
4. RUT / actividad económica acorde al objeto del presente.
5. Cámara de comercio (si aplica).
6. Documento de identidad del Representante legal.
7. Certificación bancaria (deberá coincidir con la razón social del RUT).
La Fundación HIAS Colombia aclara que la publicación del presente documento no constituye obligación
para la continuidad del proceso, el cual en cualquier momento podrá ser suspendido, modificado o
cancelado.