פרויקטור/ית - רשם מלחמה

רקע כללי

רשם מלחמה" הינו פרויקט בין-משרדי בשיתוף מכון ברוקדייל, הלמ"ס ומערך הדיגטל הלאומי.

לפרויקט שני תחומי פעילות מרכזיים:

· איסוף מידע על השפעות ה-7.10 לרבות מבצע "חרבות ברזל" והתקופה שלאחריו (שילוב של מידע מנהלי וסקר בהיקף של כ-20,000 נסקרים).

· בניית תמונת מצב וצרכים. הבנת הפרופיל והצרכים של האוכלוסייה הנפגעת, לצורך סיוע למשרדי הממשלה בפיתוח שירותים מותאמים.

הפרויקט מתנהל באמצעות 5 קבוצות עבודה: מידע מנהלי, מחקר העוקבה, איגום מחקר, שיתוף ציבור והטמעת מדיניות, הפועלים בממשק ישיר עם מספר משרדי ממשלה וגופים ציבוריים.

מטרת התפקיד

הובלת התכלול, התיאום והזרימה השוטפת של פרויקט רשם המלחמה, תוך הבטחת העברת מידע מדויקת, מסונכרנת ומהימנה בין המשרדים והצוותים השונים, ושיפור מתמיד של תהליכי העבודה.

תחומי אחריות עיקריים

1. תכלול ותיאום בין-משרדי וכל הגורמים השותפים (אקדמיה, פילנתרופיה, למ"ס חוקרים ועוד)

· ריכוז הקשר השוטף מול משרדי הרווחה, הבריאות, החינוך, האוצר, ביטוח לאומי, הלמ"ס, מכון ברוקדייל וגופים נוספים המעורבים בפרויקט

· וידוא זרימת מידע מתואמת, עקבית ובזמן בין הגורמים המעורבים

· זיהוי צווארי בקבוק בהעברת המידע וטיפול מול הגורמים הרלוונטיים

2. ניהול ותיאום צוותי העבודה

· סנכרון בין 4 צוותי העבודה של הפרויקט - הגדרת ממשקים, לוחות זמנים ואבני דרך משותפות

· מעקב אחר התקדמות כל צוות אל מול היעדים שהוגדרו

· זיהוי חפיפות, פערים או כפילויות בעבודת הצוותים ופתרונן

3. ליווי איסוף הנתונים המנהליים וביצוע המחקר העוקבה

· מעקב אחר התקדמות איסוף הנתונים

· וידוא עמידה בלוחות זמנים ויעדי היקף הדגימה

· קידום תהליכים של פיתוח המדיניות בהתאם לממצאים

4. דיווח ובקרה

· הכנת דוחות התקדמות תקופתיים להנהלה ולגורמים הרלוונטיים

· העלאת סיכונים, חסמים ובעיות בזמן אמת לגורמים המוסמכים

· תיעוד תהליכי עבודה והחלטות מרכזיות

5. ניהול תקציב הפרויקט

· מעקב ובקרה- תקציב מול ביצוע

· ניוד כספים בין סעיפי תקציב בהתאם להתפתחות הפרויקט ומידת הצורך

· הרמת דגלים אדומים בזמן

· סיוע בגיוס משאבים לפרויקט

משימות מרכזיות

· קיום ישיבות תיאום שוטפות עם נציגי המשרדים והצוותים

· בניית מנגנון מובנה להעברת מידע בין המשרדים (פורמט, תדירות, ערוצים)

· מעקב שוטף אחר התקדמות יצירת מאגר מידע מנהלי ואיסוף הנתונים מול הלמ"ס

· מעקב שוטף אחר התקדמות מחקר העוקבה - אבני דרך, היקפים ולוחות זמנים

· קידום תהליכים לזיהוי צרכים של משרדי הממשלה השונים בהתאם אליהם יעוצב הפרויקט.

· תיאום בין 5 צוותי העבודה ופתרון חיכוכים תפעוליים

· הכנת חומרי סיכום ודיווח תקופתיים

· ניהול סיכונים ובעיות תוך מציאת פתרונות מול הגורמים הרלוונטיים

· הובלת תהליכי שיפור מתמיד (Continuous Improvement) בפרויקט

כישורים ודרישות נדרשות

· ניסיון בניהול/תכלול פרויקטים מורכבים ורב-משרדיים

· יכולת עבודה מול גורמים ממשלתיים ברמות שונות

· כישורי תיאום, תקשורת בין-אישית ופתרון קונפליקטים

· הבנה בסיסית בעבודה עם נתונים וסקרים (יתרון)

· יכולת ניהול מספר משימות וצוותים במקביל

· רגישות לעבודה עם נתונים הנוגעים לאוכלוסיות פגיעות

ממשקי עבודה מרכזיים

· משרד הרווחה

· משרד הבריאות

· משרד החינוך

· משרד האוצר

· ביטוח לאומי

· מכון ברוקדייל

· הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה (הלמ"ס)

· צוותי העבודה הפנימיים של הפרויקט