Aish World Center – Bookings & Administration Coordinator

רכז/ת הזמנות ואדמיניסטרציה (החלפה לחל”ד)

(This is a Maternity leave cover – starting Aug. 16, 2026 till the end of Jan. 2027)

Job Description

The Aish World Center (AWC) Bookings & Administration Coordinator is responsible for managing booking requests for groups, visitors, and events at the Aish World Center—from initial inquiry through on-site implementation. This role serves as the primary point of contact for clients and acts as the liaison between clients and the AWC Operations team to ensure seamless execution of all bookings.

In addition, the Coordinator supports a range of administrative functions for the Aish World Center and programs operating within the building, including oversight of staff and guest access card systems, as well as creating basic marketing and graphic materials as needed.

This position reports to the Manager of the Aish World Center. Working hours are 9:00–16:00, based onsite at the Aish World Center in the Old City, Jerusalem.

Key Responsibilities

• Serve as the primary liaison for group bookings and customer service inquiries
• Act as the main point of contact for AWC and Aish Jerusalem inquiries
• Coordinate event logistics including room scheduling, equipment needs, catering, and related operational requirements
• Manage and maintain booking data using the FileMaker database (data entry and ongoing updates)
• Coordinate with the Operations team to ensure effective implementation of all bookings and events
• Support ongoing management and coordination of AWC programs
• Provide general office administration support
• Prepare billing, invoicing, and related documentation
• Provide administrative and operational assistance to the AWC Manager as needed

Qualifications & Requirements

• Native-level English; fluent Hebrew required
• Strong customer service and interpersonal communication skills
• Excellent organizational skills with the ability to multitask and manage competing priorities
• Exceptional attention to detail and accuracy
• High level of technical and software proficiency
• Strong time management skills, including prioritization and follow-through

(This is a Maternity leave cover – starting Aug. 16, 2026 till the end of Jan. 2027)

CLICK HERE TO APPLY

---

רכז/ת הזמנות ואדמיניסטרציה (החלפה לחל”ד)

תיאור המשרה: למרכז העולמי של “אש” (Aish World Center) בעיר העתיקה בירושלים, דרוש/ה רכז/ת הזמנות ואדמיניסטרציה

להחלפה לחופשת לידה (אמצע אוגוסט 2026 עד סוף ינואר 2027).

התפקיד כולל ניהול פניות ובקשות להזמנת קבוצות, מבקרים ואירועים במרכז – משלב הפנייה הראשונית ועד לביצוע בפועל. התפקיד מהווה פונקציה מרכזית המקשרת בין הלקוחות לבין צוות התפעול של המרכז. בנוסף, התפקיד כולל תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת, ניהול מערכת כרטיסי הגישה לבניין, וסיוע ביצירת חומרים גרפיים ושיווקיים בסיסיים.

תנאי המשרה:

• שעות עבודה: 09:00-16:00
• מיקום: עבודה פרונטלית בעיר העתיקה, ירושלים
• תקופה: החלפה לחל”ד (16 באוגוסט 2026 עד סוף ינואר 2027)

תחומי אחריות מרכזיים:

• מתן שירות לקוחות וטיפול בהזמנות של קבוצות ומבקרים (איש/אשת קשר מרכזי/ת).
• תיאום לוגיסטי לאירועים: שריון חדרים, ציוד, קייטרינג וצרכים תפעוליים נלווים.
• עבודה שוטפת מול צוות התפעול להבטחת ביצוע חלק ומוצלח של כלל ההזמנות והאירועים.
• הזנה, ניהול ועדכון נתונים במערכת
• טיפול בנושאי גבייה, הוצאת חשבוניות והכנת מסמכים רלוונטיים.
• מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית כללית וסיוע למנהל/ת המרכז בהתאם לצורך.

דרישות התפקיד:

• אנגלית ברמת שפת אם ועברית שוטפת – חובה.
• תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים.
• יכולות ארגון יוצאות דופן, יכולת עבודה על מספר משימות במקביל (Multitasking) ותעדוף נכון.
• יסודיות, דיוק ותשומת לב רבה לפרטים הקטנים.
• אוריינות טכנולוגית גבוהה ושליטה מהירה בתוכנות.
• ניהול זמן אפקטיבי ויכולת הנעת תהליכים עד להשלמתם.

להחלפה לחופשת לידה (אמצע אוגוסט 2026 עד סוף ינואר 2027).

הגשת מעומדות ב אלג’ובס: קישור

שאלות סינון

• האם יודע שהמשרה החלפה לחל”ד כן/לא
• האם יכולים לבוא לעבוד במשרדים ברובע היהודי בירושלים כן/לא

האם האנגלית שלכם ברמה שפת אם (או קרוב) כן/לא

Job Features